Operación
Recepción de mercancía en bodega: proceso paso a paso y cómo manejar diferencias
Un camión no está recibido hasta que su mercancía está guardada. El proceso de recepción paso a paso, desde la cita hasta el putaway, y cómo tratar faltantes, sobrantes y averías sin descuadrar el inventario.
Por Julian Mesa · · 9 min de lectura
La recepción de mercancía en bodega es el momento en que el inventario nace. Todo lo que pasa después (el putaway, el picking, el despacho) trabaja con el número que se registró en el muelle. Si ese número está mal, el error viaja con la mercancía: un sobrante recibido de más es un faltante de picking la semana próxima, y una caja averiada contada como buena es un reclamo del cliente.
Esta guía recorre el proceso de recepción paso a paso, los documentos que intervienen y cómo manejar las diferencias sin descuadrar el inventario.
Los documentos de la recepción
| Documento | Quién lo emite | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Orden de compra | Compras (en el ERP) | Lo que la empresa pidió al proveedor |
| Orden de recibo | ERP o la bodega | Lo que la bodega espera recibir; la base contra la que se compara |
| ASN | Proveedor | Aviso de lo que ya se despachó: productos, cantidades, lotes y bultos |
| Remisión o factura | Proveedor | Lo que el proveedor dice que entregó |
| Acta de recepción | Bodega | Lo que realmente se contó, con las novedades firmadas |
La regla que ordena todo: se cuenta la mercancía, no el papel. La remisión del proveedor no se usa para cuadrar el conteo; se compara con él después.
El proceso paso a paso
1. Agendar la cita
La recepción empieza antes de que llegue el camión. Una cita asigna fecha, ventana horaria y muelle, y dice qué órdenes trae el vehículo. Sin citas, los camiones llegan todos a la misma hora, el patio se satura y la espera en fila se convierte en un costo que paga el transportista y, al final, la empresa.
Un ejemplo de capacidad: con 3 muelles y descargas de 90 minutos en promedio, una jornada de 10 horas admite unas 20 citas. Agendar 30 garantiza filas.
2. Registrar la llegada
Al llegar el vehículo se registra su check-in: hora real de llegada, placa, conductor y precinto si lo trae. Esa hora es el punto de partida de dos indicadores: la espera en fila (hasta que empieza la descarga) y el dock-to-stock (hasta que la mercancía queda disponible).
3. Descargar y separar
Se descarga en el área de recepción, separando por orden si el camión trae varias. Antes de contar conviene una inspección visual rápida: estibas inclinadas, cajas mojadas o aplastadas, precintos rotos. Lo que se vea dañado se aparta y se fotografía antes de abrirlo.
4. Verificar contra la orden o el ASN
Hay dos niveles de verificación:
- Por bulto, cuando el proveedor envía un ASN con el código SSCC de cada caja o estiba: se escanea cada bulto y se confirma que llegó lo anunciado. Es rápido, pero no reemplaza el conteo.
- Por producto, escaneando el código de barras de cada referencia y registrando la cantidad. Si el código es de una presentación (por ejemplo, una caja de 12), la cantidad se convierte a la unidad base.
5. Contar a ciegas
En la recepción a ciegas, el auxiliar no ve la cantidad esperada. Cuenta lo que tiene enfrente y el sistema compara al terminar. La razón es simple: quien ve «esperado: 120» tiende a confirmar 120 sin contar las cajas del fondo.
Tres reglas del conteo:
- Contar solo lo sano. Lo dañado o vencido no se cuenta como bueno: se registra como novedad.
- Revisar la cantidad por escaneo. Si cada escaneo registra 12 unidades y la siguiente referencia viene por 6, hay que cambiarla antes de escanear.
- Registrar lote y vencimiento en el momento, si el producto los maneja. Recuperarlos después es casi imposible.
6. Calidad y cuarentena
Algunos productos exigen inspección antes de quedar disponibles: alimentos, farmacéuticos, químicos, o un proveedor con historial de defectos. La inspección toma una muestra, registra el resultado y decide:
| Resultado | Qué pasa con la mercancía |
|---|---|
| Aprobado | Entra disponible y sigue al putaway |
| Cuarentena | Entra bloqueada, apartada físicamente, sin poder reservarse ni despacharse |
| Rechazado | No entra al inventario; se documenta el reclamo y se devuelve |
La muestra se toma por producto y lote: dos lotes del mismo producto son dos inspecciones, porque un defecto suele estar en un lote, no en todos.
7. Etiquetar
Lo recibido se identifica antes de moverlo. Hay dos niveles de etiqueta:
- Etiqueta de recepción: identifica el arrume en el muelle con la orden, el proveedor y la fecha, hasta que se guarda.
- Etiqueta LPN: identifica cada estiba o caja con un código único y su contenido (producto, lote, vencimiento, cantidad). Con LPN, la estiba se mueve y se consulta escaneando una sola etiqueta en lugar de cada caja. Cuando se sigue el estándar GS1-128, el código principal es el SSCC.
8. Putaway
El putaway lleva la mercancía del muelle a su ubicación final. Un camión no está recibido hasta que su mercancía está guardada: mientras esté en el muelle, ocupa el espacio del siguiente camión y nadie la encuentra.
El sistema sugiere la ubicación (la fija del producto, una con saldo del mismo producto, la última donde estuvo o un hueco libre) y el operario confirma escaneando la ubicación real. Si guarda en otra, registra el motivo. Si la operación tiene un pedido esperando esa mercancía, el cross docking la lleva directo a la salida sin guardarla.
Cómo manejar las diferencias
Una novedad es cualquier diferencia entre lo esperado y lo recibido. Mal tratada, es inventario que no cuadra o un reclamo que no se puede soportar.
| Novedad | Ejemplo | Qué se hace |
|---|---|---|
| Faltante | Se pidieron 100, llegaron 92 | Se reciben 92; la orden queda con saldo de 8 o se cierra con faltante |
| Sobrante | Se pidieron 100, llegaron 108 | Se decide si se acepta (y se avisa a compras) o se devuelve |
| Avería | 4 cajas aplastadas | Se cuentan las sanas; las averiadas se registran con foto y se apartan |
| Vencido o por vencer | Lote con vencimiento menor al pactado | Se registra y se decide con calidad y compras |
| Código equivocado | La etiqueta no corresponde al producto | Se aparta y se verifica antes de recibir |
| No pedido | Llega una referencia que no está en la orden | No se recibe por otra línea; se aparta y se consulta |
Principios para tratarlas:
- No guardar con novedades abiertas. Si la recepción tiene diferencias sin resolver, el stock no debería entrar al inventario disponible.
- Una sola decisión, con dueño. Un supervisor revisa, decide y deja el motivo. Sin dueño, la mercancía se queda en el muelle.
- La evidencia se toma en el momento. Fotos, cantidades y lote, antes de mover nada. Es el soporte del reclamo al proveedor.
- No recibir dos veces lo mismo. Si un camión trae una entrega parcial, la siguiente se compara contra lo que falta, no contra la orden completa.
Indicadores de la recepción
| Indicador | Fórmula | Qué revela |
|---|---|---|
| Espera en fila | Minutos desde el check-in hasta el inicio de la descarga | Si la agenda de citas es realista |
| Dock-to-stock | Horas desde la llegada hasta la mercancía guardada o el recibo cerrado | Qué tan rápido fluye la entrada |
| Fill rate del proveedor | Unidades recibidas ÷ unidades esperadas | Si el proveedor cumple cantidades |
| OTIF del proveedor | Recepciones a tiempo, completas y sin novedades ÷ recepciones | Cumplimiento integral del proveedor |
| Tasa de novedades | Recepciones con novedad ÷ recepciones | Calidad del despacho del proveedor |
| Putaway pendiente | Tareas sin ejecutar y horas que llevan en el muelle | Cuellos de botella después de la descarga |
Un ejemplo: si el dock-to-stock promedio es de 9 horas pero la descarga dura 2, el problema no está en el muelle sino después: novedades sin resolver, inspecciones pendientes o falta de gente para el putaway. Ver KPIs de almacén.
Errores frecuentes en la recepción
- Recibir por la remisión. Se digita lo que dice el papel y no lo que llegó.
- Mezclar dos camiones en el mismo conteo. Las diferencias de uno se compensan con las del otro.
- Dejar la avería para después. Al día siguiente ya no se sabe si llegó así o se dañó en la bodega.
- Guardar sin escanear la ubicación. La mercancía queda en el inventario, pero no en el lugar que dice el sistema.
- Permitir digitar el producto «porque la etiqueta no lee». Cada producto sin código legible debe etiquetarse ese mismo día.
Cómo lo resuelve SMART WMS
En SMART WMS el recibo sigue el camino completo, de la orden al putaway:
- Órdenes, citas y check-in. Las órdenes de recibo llegan del ERP, se crean a mano o por Excel; la cita reserva el muelle y vincula las órdenes del camión, y el check-in abre las recepciones en la RF del operario. Ver patio y muelles.
- Una recepción activa por orden. Una orden admite varias entregas, de a una, y en la siguiente se compara contra lo que falta: la misma mercancía no se cuenta dos veces.
- Recepción a ciegas opcional. Con el parámetro correspondiente activo, la RF no muestra lo esperado; al terminar, el sistema compara y genera solo las novedades de faltante y sobrante. El operario registra averías, vencidos y códigos equivocados con descripción y fotos.
- Sin stock hasta resolver. Una recepción con novedades o con inspección de calidad pendiente queda cerrada sin inventario hasta que un supervisor la aprueba o la cancela.
- Calidad en el recibo. Al terminar la recepción nace una inspección por producto y lote con su muestra; lo que va a cuarentena entra bloqueado y sin putaway. Ver calidad y devoluciones.
- ASN y bultos SSCC. El aviso del proveedor, opcional, genera o se vincula a la orden de recibo, y sus bultos se pueden escanear por SSCC; lo que entra al inventario sigue siendo el conteo.
- Etiquetas de recepción y LPN. Desde la RF o el escritorio se imprime la etiqueta de la recepción o una por LPN, con el estilo de la etiqueta logística GS1. Ver impresión de etiquetas ZPL.
- Putaway sugerido con su razón. El putaway nace al aprobar, cada línea trae la ubicación sugerida con la razón (fija, consolida, histórico, libre) y, si el operario guarda en otra, el sistema pide el motivo. Ver recibo y putaway.
- Lo que se mide. El panel de recibo muestra OTIF, fill rate y dwell time del periodo, y el centro de KPIs, el dock-to-stock y la espera en fila.
Para seguir leyendo
La recepción es el primer eslabón de la gestión de almacenes. Para que el putaway funcione, cada ubicación necesita un código claro: lo explicamos en codificación de ubicaciones. Y si parte de lo recibido sale el mismo día, mira cross docking. Los términos están en el glosario.
Si quieres ver una recepción completa, del check-in al putaway, solicita una demostración.