Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en este sitio es:

• Razón social: Logos Smart SAS
• NIT: 901.339.570-1
• Domicilio: Rionegro, Antioquia, Colombia
• Dirección: Calle 40E 84-56, Rionegro, Antioquia
• Área responsable de atender peticiones: Oficial de Protección de Datos
• Correo de habeas data: habeasdata@logossmart.com
• Correo general: info@logossmart.com
• Teléfono y WhatsApp: +57 318 651 4525
• Sitio web: smartwms.co

En esta política, «Logos Smart SAS», «nosotros» o «la empresa» se refieren al responsable indicado, y «titular» a la persona natural a quien se refieren los datos.

Este documento desarrolla, para el sitio smartwms.co, la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales de Logos Smart SAS (versión 1.0, febrero de 2026), que rige todas las bases de datos de la empresa. Si hubiera diferencias, se aplica la disposición más favorable al titular.

2. Marco legal y alcance

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen o complementen, en desarrollo del derecho constitucional de habeas data (artículo 15 de la Constitución Política de Colombia).

Aplica a los datos personales que recolectamos a través del sitio smartwms.co y de los canales de contacto que en él se ofrecen (formulario de demostración, correo electrónico y WhatsApp), y a los que nos entregan prospectos, clientes, proveedores y aliados en el marco de la relación comercial.

No aplica a los datos que nuestros clientes registran dentro de la plataforma SMART WMS (por ejemplo, sus empleados, terceros, productos u órdenes). Frente a esos datos, cada cliente es el responsable del tratamiento y Logos Smart SAS actúa como encargado, tratándolos únicamente para prestar el servicio contratado, conforme a las instrucciones del cliente y a lo pactado en el contrato correspondiente.

3. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, orientación política, salud, datos biométricos, entre otros).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Transferencia y transmisión: envío de datos a un responsable (transferencia) o a un encargado (transmisión), dentro o fuera de Colombia.

4. Datos que recolectamos

Datos que usted nos entrega. Al solicitar una demostración o una cotización: nombre, empresa, cargo (si lo indica), correo electrónico, teléfono o WhatsApp, tamaño de la operación, sistema ERP que usa y el mensaje que escriba. Junto con la solicitud registramos la fecha y hora del envío, la dirección IP desde la que se hizo y las autorizaciones que marcó, como prueba de su consentimiento. Si nos contacta por correo o WhatsApp, también el contenido de la conversación y los datos de contacto con que nos escribe.

Datos técnicos de navegación. Para medir el uso del sitio y su rendimiento usamos analítica de Vercel (Vercel Web Analytics y Speed Insights), que funciona sin cookies y entrega estadísticas agregadas (páginas vistas, país, tipo de dispositivo, tiempos de carga), sin identificar a la persona. Los servidores registran además datos técnicos de cada solicitud (dirección IP, navegador, fecha y hora) con fines de seguridad y prevención de abuso, por ejemplo para limitar envíos automatizados del formulario.

Cookies. El sitio guarda en su navegador solo su preferencia de tema claro u oscuro (almacenamiento local). Si en el futuro incorporamos cookies de analítica o publicidad, lo informaremos y pediremos su consentimiento cuando la ley lo exija.

Datos sensibles y de menores. No solicitamos datos sensibles ni datos de niños, niñas o adolescentes. Le pedimos no incluirlos en los mensajes que nos envíe. El sitio está dirigido a empresas y profesionales mayores de edad.

5. Finalidades del tratamiento

Tratamos los datos personales para las siguientes finalidades:

1. Atender su solicitud de demostración, cotización o información, y contactarlo por correo, teléfono o WhatsApp para coordinarla.
2. Preparar propuestas comerciales y técnicas ajustadas al tamaño y las necesidades de su operación.
3. Gestionar la relación precontractual y contractual con prospectos, clientes, proveedores y aliados.
4. Enviarle información comercial sobre SMART WMS, novedades del producto, eventos y contenidos relacionados, solo si marcó la casilla opcional de comunicaciones comerciales. Puede retirar esta autorización en cualquier momento, sin que afecte la atención de su solicitud.
5. Medir y mejorar el sitio, sus contenidos y su rendimiento, con estadísticas agregadas.
6. Proteger el sitio y a sus usuarios: prevenir fraude, spam y accesos no autorizados.
7. Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y requerimientos de autoridades competentes.

No vendemos ni alquilamos datos personales.

6. Autorización del titular

El formulario de demostración tiene dos autorizaciones separadas, ambas con enlace a esta política:

• Obligatoria: para atender su solicitud de demostración o cotización y contactarlo para coordinarla (finalidades 1 a 3). Sin ella no podemos responderle.
• Opcional: para enviarle comunicaciones comerciales sobre SMART WMS (finalidad 4). Puede no marcarla y su solicitud se atiende igual.

Al enviar el formulario, el sistema genera un registro con los datos de la solicitud, el texto exacto de cada autorización marcada, la versión de esta política, la fecha y hora y la dirección IP, y lo envía al área comercial y al buzón de habeas data (habeasdata@logossmart.com), donde se conserva como prueba de la autorización mientras se mantenga el tratamiento.

Cuando nos contacta directamente por correo o WhatsApp, entendemos que nos autoriza a usar sus datos de contacto para responderle y para las finalidades 1 a 3 de la sección anterior, en los términos del artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015 (conductas inequívocas).

7. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluidos los parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La supresión no procede cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

8. Cómo ejercer sus derechos: consultas y reclamos

Sus solicitudes las atiende el Oficial de Protección de Datos de Logos Smart SAS, por el correo habeasdata@logossmart.com (asunto «Datos personales»), por escrito en Calle 40E 84-56, Rionegro, Antioquia, dirigido al Oficial de Protección de Datos, o al teléfono +57 318 651 4525. La solicitud debe indicar su nombre, el medio para responderle, la descripción de lo que solicita y, si actúa en nombre de otra persona, el documento que acredite la representación. Podemos pedirle información adicional razonable para verificar su identidad.

Consultas

Respondemos las consultas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible en ese plazo, le informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

Reclamos

Para solicitar la corrección, actualización o supresión de datos, o advertir un presunto incumplimiento, puede presentar un reclamo por el mismo canal. Si está incompleto, le pediremos subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin que lo complete, se entenderá que desistió. Atenderemos el reclamo en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo completo, prorrogables hasta ocho (8) días hábiles más informándole los motivos (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012). Mientras se resuelve, el dato se marcará como «reclamo en trámite».

Para dejar de recibir comunicaciones comerciales basta con responder «no deseo recibir más información» a cualquiera de nuestros mensajes o escribir al canal indicado.

9. Encargados y transferencias internacionales

Para operar el sitio nos apoyamos en proveedores que actúan como encargados del tratamiento:

• Vercel Inc. (Estados Unidos): alojamiento del sitio, entrega de contenidos y analítica sin cookies.
• Resend (Estados Unidos): envío del correo con su solicitud a nuestro equipo comercial y del acuse de recibo a usted.
• Proveedores de correo y mensajería con que el equipo comercial atiende la conversación.

Estos proveedores almacenan o procesan datos fuera de Colombia, en países cuyas garantías pueden diferir de las colombianas. Al autorizar el tratamiento, usted autoriza también esta transmisión internacional, que realizamos con proveedores que ofrecen medidas de seguridad reconocidas y solo para las finalidades de esta política.

Si elige escribirnos por WhatsApp, la conversación se rige además por las políticas de WhatsApp LLC / Meta Platforms, Inc., que es un servicio que usted decide usar.

Solo compartiremos datos con autoridades cuando exista una orden o una obligación legal.

10. Conservación de los datos

Conservamos los datos de prospectos mientras exista interés comercial mutuo y, en todo caso, hasta por veinticuatro (24) meses desde el último contacto, salvo que antes nos pida suprimirlos. La prueba de la autorización se conserva mientras se mantenga el tratamiento y el tiempo adicional que exija la ley para atender reclamos. Los datos de clientes y proveedores se conservan durante la relación contractual y por el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y comerciales. Los registros técnicos de seguridad se conservan por periodos cortos, solo lo necesario para prevenir abusos. Cumplido el plazo, los datos se eliminan o se anonimizan.

11. Vigencia de la política y de la base de datos

Esta política rige desde la fecha indicada al inicio de esta página y se mantiene vigente mientras Logos Smart SAS trate datos personales recolectados en este sitio. La base de datos de prospectos y contactos comerciales no tiene un periodo de vigencia definido: se mantiene mientras sea necesaria para las finalidades descritas, con los plazos de conservación de la sección anterior.

Conforme al Decreto 886 de 2014 y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, Logos Smart SAS registra sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) cuando le es exigible, dentro de los plazos que fije esa autoridad.

12. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: conexión cifrada (HTTPS), acceso restringido al personal que los necesita, proveedores con controles de seguridad reconocidos y validaciones contra envíos automatizados. Ningún sistema es infalible; si detectamos un incidente que afecte sus datos, actuaremos para contenerlo y lo informaremos a la autoridad y a los titulares cuando la ley lo exija. Conozca más en nuestra página de seguridad.

13. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales o en nuestros procesos. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha. Si el cambio afecta las finalidades o la identificación del responsable, se lo comunicaremos por los medios de contacto que tengamos y, cuando corresponda, le pediremos una nueva autorización.