Exactitud de inventario
Control de inventario por ubicación con conteo cíclico y kardex
Cada unidad vive en una ubicación y un estado (y en su lote o LPN si la operación los usa), y cada cambio deja su renglón en el kardex. El inventario nunca se corrige editando números: toda corrección sale de un conteo aplicado o de un ajuste con motivo, evidencia y segunda firma. El cíclico cuenta pocas ubicaciones al día, priorizando lo que más rota, y la toma física se reparte en hojas por equipos.
El problema
Lo que resuelve
El sistema dice que hay y no está
Un picking del bin vecino, un putaway mal escaneado o una avería sin reportar separan el sistema del piso, y el descuadre aparece cuando un pedido ya está en curso.
El inventario anual para la bodega
Contar todo una vez al año obliga a detener la operación y deja once meses de errores acumulados sin corregir.
Correcciones sin dueño
Cuando cualquiera puede cambiar una cantidad, nadie sabe quién la cambió, por qué ni con qué evidencia, y la misma diferencia termina ajustada dos veces.
Capacidades
Qué hace Inventario y conteo cíclico
Stock por ubicación, lote, LPN y estado
Una fila por combinación de producto, ubicación, lote, LPN y estado, con física, reservada y disponible. Los filtros viven en la dirección de la página y el Excel exporta exactamente lo que se ve.
Kardex inmutable con cuadre contra el piso
Cada recibo, putaway, picking, despacho, ajuste o devolución es un evento con su referencia y quien lo ejecutó. Un reverso es un asiento compensatorio, nunca un borrado, y una verificación diaria compara el libro contra las existencias.
Conteo cíclico por clase ABC
Los planes definen frecuencia por clase, alcance por zona, pasillo, rack, categoría o proveedor, y tolerancias. Un job diario genera los conteos vencidos y deja fuera las zonas de tránsito, donde la mercancía está en movimiento.
Toma física repartida en hojas
Carga inicial, inventario general o rotativo: el alcance se parte en hojas por pasillo y lado, por rack o por tamaño, y se cuenta en paralelo con pistola, hoja impresa, digitación o Excel. Las capturas se deduplican solas.
Una ubicación, un conteo abierto
Mientras se cuenta, la ubicación no admite picking, putaway ni traslados, y ningún otro conteo puede incluirla hasta que se aplique o se rechace; las ubicaciones vuelven a operar por tramos, al terminar cada hoja. Los cíclicos automáticos de madrugada no bloquean, para no frenar la operación.
Conteo a ciegas y recuento por otra persona
La pistola no muestra lo que dice el sistema. Las líneas fuera de tolerancia vuelven a contarse a ciegas y, con la regla activa por defecto, el recuento lo hace un operario distinto al de la primera ronda.
Cantidades físicamente imposibles
Si una captura haría pesar la posición más de lo que puede cargar, la pistola pregunta antes de guardarla. El mapa del conteo marca esas posiciones y la vista previa de aplicar las avisa.
Ajustes con motivo, evidencia y segunda firma
En la bandeja de aprobación nadie aprueba lo propio (salvo el super administrador). Las reglas de aprobación exigen rol, evidencia y plazo según tipo, motivo, almacén, valor o unidades, y la cantidad del sistema la toma el sistema al guardar, nunca a mano.
Lotes, vencimientos, holds y cuarentena
Según la configuración: lotes con su vencimiento, seriales y LPN. Los holds bloquean sin mover y la cuarentena segrega físicamente; las dos dejan el stock fuera de lo que se asigna a pedidos.
En pantalla
Así se ve en el producto
Capturas de una instancia de demostración con datos de ejemplo.
Vista 02
El kardex explica cada saldo y se compara contra las existencias del piso.
Kardex de un producto con saldo inicial, entradas, salidas y saldo final, la banda «El kardex cuadra con el inventario físico» y eventos con su referencia enlazada.
Vista 03
La sala de control muestra el piso en vivo y lo que está listo para aplicar.
Sala de control de conteos con conteos en curso, exactitud de 30 días, pendientes de aprobación, salud, pipeline por estado, conteos en piso a ciegas y top de discrepancias.
Vista 04
En la toma física cada equipo recorre su hoja en orden de recorrido.
Pistola RF en el recorrido de una hoja de conteo: siguiente ubicación con los botones Contar y Vacía, ubicaciones del tramo en orden y Terminar hoja con 11 sin visitar.
Vista 05
El mapa del conteo deja revisar una toma de un vistazo antes de aprobarla.
Mapa del conteo: el pasillo visto de frente con sus racks por niveles y posiciones coloreadas por el valor contado, y las cifras del conteo arriba.
Cómo funciona
Del primer día a la operación diaria
- 1
Carga el inventario con una toma física
No hay importador de saldos: el inventario inicial nace contado, a ciegas y con revisión, y cada línea entra con su motivo de carga inicial en el kardex.
- 2
Define los planes cíclicos
Elige el alcance, la frecuencia por clase A, B y C, el conteo ciego y las tolerancias. El plan es la receta; cada vez que toca, genera un conteo concreto.
- 3
Cuenta desde la pistola
El operario recorre las ubicaciones en orden, escanea ubicación y producto, registra lo vacío y los hallazgos donde están. Las diferencias fuera de tolerancia van a recuento.
- 4
Revisa, aprueba y aplica
La supervisión ve cada línea con su diferencia, excluye las dudosas y aprueba. Aplicar genera hasta dos ajustes, sobrantes y faltantes, vinculados línea a línea al conteo.
- 5
Mide la exactitud
La exactitud del inventario se calcula con lo que dijeron los conteos aplicados, por mes, zona, contador, plan o almacén.
Indicadores
Lo que el sistema mide
Cifras que salen de la operación registrada en el WMS. Sin datos suficientes, el indicador dice «sin dato»: nunca muestra un cero inventado.
Exactitud de inventario
Líneas contadas sin diferencia sobre el total de líneas contadas, en 3, 6, 12 o 24 meses. Sin conteos dice «Sin datos», nunca 0 %.
Aging del último conteo
Cuánto hace que no se cuenta cada parte del inventario, con la franja «Nunca» como primera prioridad.
Último inventario general
Días desde la última toma física aplicada sobre el almacén completo.
Discrepancia abierta
Valor de las diferencias de los conteos que todavía no se aplican, visible en la sala de control.
Stock estancado
Unidades sin movimiento hace más de los días configurados, con una lista de trabajo que abre el conteo ya precargado.
Merma del período
Unidades dadas de baja por ajustes negativos o de merma y por desechos.
FAQ
Preguntas frecuentes sobre Inventario y conteo cíclico
¿Puedo cargar el inventario inicial desde un Excel de saldos?
No existe un importador de saldos aparte. El inventario inicial es una toma física general aplicada: cada línea contada se convierte en un ajuste positivo con motivo de carga inicial y su kardex. Durante la toma, las capturas sí pueden llegar por pistola, por hoja impresa digitada o por la plantilla Excel de la propia toma.
¿El conteo cíclico detiene la operación?
No. Cuenta pocas ubicaciones por día y las ubicaciones vuelven a operar por tramos, al terminar cada hoja o al cerrar la ronda. Los cíclicos que genera el job de madrugada ni siquiera bloquean sus ubicaciones; en ese caso conviene aplicarlos en cuanto cierra la captura.
¿Qué pasa si el operario se equivoca al contar?
Las líneas fuera de tolerancia vuelven a contarse a ciegas y, por defecto, las recuenta otra persona. El operario puede eliminar con motivo un registro equivocado desde la pistola mientras la ubicación sigue abierta, y la supervisión puede excluir una línea dudosa antes de aprobar y recontarla después.
¿Quién aprueba un ajuste de inventario?
Una persona distinta de quien lo pidió (solo el super administrador puede aprobar lo suyo). La política base exige un rol de supervisión con un plazo de 24 horas, y las reglas de aprobación pueden pedir otro rol o evidencia según el tipo, el motivo, el almacén, el valor o las unidades. El operario puede reportar una merma con foto desde la pistola, pero nunca la aplica.
¿Funciona si mi operación no maneja lotes ni seriales?
Sí. Lotes, seriales y LPN se activan por separado en la configuración. Sin lotes, ni el recibo ni el conteo los piden y los paneles omiten el vencimiento: se cuenta por producto y ubicación.
¿Y si los productos no tienen costo en el WMS?
Los paneles se leen en unidades y el valor aparece como «Sin costeo», nunca como $0. Las reglas de aprobación de ajustes se pueden definir por unidades mínimas en lugar de por valor.
¿Los ajustes llegan a mi ERP?
Si la operación activa la sincronización de ajustes, cada ajuste aplicado entra a una etapa ERP aparte del stock y se envía a Siesa por el conector (con otros ERP, según la integración a la medida); la bandeja muestra lo pendiente y lo que el ERP rechazó. La toma física de apertura no se envía, porque el ERP ya tiene ese stock.
Documentación
Cómo se usa paso a paso, en la guía pública del producto.
Funcionalidades relacionadas
Terminales RF
La pistola o el celular guían cada tarea del piso y verifican cada escaneo antes de mover el inventario.
Recibo y putaway
Del camión a la ubicación final: citas, recibo a ciegas en RF, novedades contra el proveedor y putaway dirigido.
Slotting
Dónde debe vivir cada producto, decidido con los pedidos reales y corregido en el piso escaneando cada paso.
Analítica y KPIs
Centro de mando, KPIs con su fórmula y su motivo cuando no hay dato, alertas gestionadas y una lectura diaria con IA.
Ve SMART WMS funcionando con tu operación
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