¿Qué es el kardex?

El nombre viene de las tarjetas de control que se usaban antes de los sistemas: una por producto, donde se anotaba cada entrada y cada salida con su saldo. En Colombia y en buena parte de Latinoamérica la palabra se quedó para nombrar el registro de movimientos de un artículo, tanto en contabilidad (con costos) como en la bodega (con cantidades y ubicaciones).

El kardex de bodega responde preguntas concretas: cuándo entró un lote, quién lo movió, por qué el saldo de hoy no coincide con el de ayer, en qué documento se hizo un ajuste. Cada línea tiene fecha, tipo de movimiento, documento de origen, cantidad que entra o sale y saldo resultante.

Ejemplo: el sistema dice que hay 120 unidades de un producto y el conteo encuentra 108. Al revisar el kardex aparece un despacho de 12 unidades registrado dos veces. Sin ese rastro, la diferencia se ajustaría como pérdida y el error de registro quedaría escondido.

No hay que confundirlo con el kardex contable. El contable valoriza el inventario (costo promedio, PEPS) para los estados financieros; el de bodega se enfoca en dónde está y cuánto hay, con el detalle de lote y ubicación. Normalmente el ERP lleva el primero y el WMS el segundo.